Die Seite „Besucher-Dashboard“ bietet eine Übersicht über die Besuche des ausgewählten Gebäudes für den aktuellen Tag:

• Diagramm mit den heutigen Besuchern ab der Stunde vor dem Ansehen dieses Videos. Besucher von früher werden nicht angezeigt.
• Das Widget „Neuen Besucher hinzufügen“ mit der Schaltfläche „Besucher hinzufügen“ .
  • Hinweis 1 : Verfügt der Benutzer, der einen Besucher hinzufügt, über die Berechtigung zur Besuchergenehmigung (API.Visits.Approve), werden die neuen Besucher automatisch genehmigt. Andernfalls warten die Besucher auf die Genehmigung durch den Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen.
  • Hinweis 2 : Wenn ein Besucher ad hoc über das Besucher-Dashboard hinzugefügt wird, wird davon ausgegangen, dass sich der Besucher bereits im Gebäude befindet und daher automatisch eingecheckt wird.
• Der rote Button „Besucher warten auf Genehmigung “ führt Sie zur Besucherliste , wo Sie nach „Wartet auf Genehmigung“ filtern und Ihre Entscheidung treffen können.
• Die Besucherliste ermöglicht die Suche nach Besuchern anhand ihres Namens oder ihrer Besucher-ID, um beispielsweise deren Status zu überprüfen. Die Liste enthält die Besucher der letzten 30 Minuten sowie die erwarteten Besucher der nächsten 3 Stunden, jeweils mit folgenden Angaben: Name des Besuchers, Gastgeber, der den Besucher eingeladen hat, und Besucherstatus (tabellenförmig).

Für Besucher gibt es folgende Status:

• Eingecheckt
• Genehmigt
• Genehmigung ausstehend
• Warten auf Ankunft (genehmigt und nicht genehmigt) – Übergangszustand, der 5 Minuten vor der Ankunft des Besuchers aktiviert wird.
• Ausgecheckt
• Abgewiesen wurden diejenigen, denen der Zutritt verweigert wurde.
• Automatisch storniert, wenn das Meeting abgesagt wurde
• Storniert, wenn Sie einen Besucher stornieren, der nicht mehr kommt.
• Nichterscheinen – die Person ist auch nach der Check-out-Zeit der Buchung nicht erschienen.

Klicken Sie auf eine beliebige Besucherzeile, um ein Besucher-Popup zu öffnen, in dem Sie die Details zum Besuch und zur Ankunft sowie die Möglichkeit zum Einchecken des Besuchers im Gebäude oder zum Hinzufügen von Notizen einsehen können.

Oder verwenden Sie die Schaltfläche „Details anzeigen“ , um zur Besucherliste zu gelangen und die Besucher dort zu verwalten.

Hinzufügen eines neuen Besuchers über das Besucher-Dashboard

Neue Besuche können Sie direkt im Besucher-Dashboard über das Widget „Neuen Besucher hinzufügen“ erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Besucher hinzufügen“ , um das Popup-Fenster „Besucher hinzufügen“ zu öffnen. Einige Felder sind bereits vorausgefüllt.

So fügen Sie einen Besucher hinzu:

Besucherdetails hinzufügen: Vorname und/oder Nachname Unternehmen E-Mail Ihres Besuchers PACS- ID für das physische Zutrittskontrollsystem. Ankunftsort-ID Besuchertyp
2. Sie können interne Besuchernotizen hinzufügen. Diese sind nur für den Gastgeber in Flex und das Besuchermanagement-Team in OneLens sichtbar.
3. Die meisten Gastgeberdetails werden beim Erstellen des Besuchers automatisch ausgefüllt. Sie können die Gastgeberdetails ändern, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Füllen Sie die folgenden Felder aus oder verwalten Sie diese: Hostname oder E-Mail-Adresse . Das Feld „Host“ wird automatisch für den aktuellen Benutzer ausgefüllt oder wenn sich die Host-Details ändern.
4. Uhrzeiten für den Besuch hinzufügen: Datum Besuchen Sie Start Besuchsende
5. Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK . Diese Schaltfläche wird verfügbar, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Besucher, die Ihre Einladung erhalten haben, können ihren Besucherausweis zu ihrer Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügen, um sich bei ihrer Ankunft bequem im Gebäude einzuchecken. E-Mail-Vorlagen und Besucherausweise lassen sich individuell an die jeweilige Organisation anpassen. So könnten sie aussehen:

• Apple Wallet-Passwort 
  
• Google Wallet-Passwort 
  

Benachrichtigungen über Besucher

Benachrichtigungen können je nach Konfiguration der IBSS Plattform definiert werden.

✅ Der Gastgeber kann über seine Besucher benachrichtigt werden:

• Genehmigt oder abgelehnt.
• Dass ihr Besucher angekommen ist, eingecheckt oder sich mithilfe von Gast-Tablets registriert hat.

✅ Das operative Team oder die Mitarbeiter im Gästebereich können über die Notwendigkeit einer Genehmigung informiert werden.

✅ Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, wenn er dem Meeting hinzugefügt wurde oder als Ad-hoc-Besucher im System registriert ist.

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