Was ist neu

Status des Arbeitsortes

Diese Funktion ermöglicht die Planung Ihres üblichen Arbeitsortes. Nutzer können ihren Arbeitsortstatus für eine typische Arbeitswoche festlegen, der für Kollegen sichtbar ist. Nach einem Systemupdate werden Nutzer aufgefordert, ihren üblichen Arbeitsort einzurichten. Für den Fall, dass der Standort für den jeweiligen Tag schnell geändert werden muss, haben wir oben rechts ein Dropdown-Menü bereitgestellt.

Mehr dazu hier: Einstellungen in Flex

Update zur Kollegenfindung

Die Funktionen zielen darauf ab, die Zusammenarbeit mit Kollegen zu verbessern. Benutzer können sehen, wo ein Kollege oder ein Team geplant ist zu arbeiten und ihre eigenen Pläne entsprechend anpassen:

• Auf der neuen Seite „Kollegenplan“ können die Nutzer sehen, wer im Laufe der Woche eingeplant ist.
• Durch die Auswahl von Kollegen können Benutzer Kalender und geplante Ankunftszeiten im Büro vergleichen, um die Zusammenarbeit entsprechend zu planen.

Mehr dazu erfahren Sie hier: Abschnitt „Kollegen“.

Teambuchungen

Um der Herausforderung der Gruppenbuchungen zu begegnen, haben wir Teams das Produkt mit folgenden Funktionen vorgestellt:

• Die Möglichkeit, eigene Teams zusammenzustellen und Teamleiter zu ernennen, die Buchungen und Check-ins abwickeln.
• Als Teil eines Teams kann ein Benutzer auf der Flex Startseite sehen, wer heute im Büro anwesend sein soll.
• Teammanager können auf einmal Räume für das gesamte Team buchen und zuweisen.

Mehr erfahren: Erweiterte Buchung in Flex – Buchung für Ihr Team

Parkplatzreservierung

Für Organisationen, die Wert auf Transparenz hinsichtlich der Parkplatzverfügbarkeit für ihre Mitarbeiter und Besucher legen, erleichtert diese Funktion die Anzeige freier Parkplätze und die Buchung der benötigten Anzahl an Stellplätzen für einen entspannten Besuch. Zudem gibt es ein Feld zur Eingabe des Kfz-Kennzeichens, das Sie vorab an Ihr automatisches Kennzeichenerkennungssystem (ANPR) übermitteln können.

• Die Buchung eines Parkplatzes kann individuell als reguläre Buchung für sich selbst oder für einen Besucher erfolgen, wenn der Benutzer das Büro für einen längeren Zeitraum besucht.
• Parkplätze können auch als zugehörige Servicebuchung für die Hauptveranstaltung gebucht werden, wenn an einer bestimmten Veranstaltung Besucher teilnehmen, die eine Parkplatzreservierung benötigen.

Hier erfahren Sie mehr: Eine Buchung in Flex ändern – Parkplatzbuchung hinzufügen

Beschränkung für externe Teilnehmer

Aufgrund der neuen Buchungsrichtlinie können Nutzer möglicherweise keine externen Teilnehmer mehr zu Buchungen in Räumen hinzufügen, in denen dies zuvor möglich war. Die App benachrichtigt den Nutzer nicht darüber. Wir gehen davon aus, dass Räume mit Einschränkungen für externe Teilnehmer organisationsweit separat kommuniziert werden.

Was hat sich geändert?

• Bei der Änderung des Veranstaltungsortes während der Buchung dient die Anzahl der bereits angemeldeten Teilnehmer als Filter, um verfügbare Räume anzuzeigen, die Platz für diese Personenzahl bieten.
• Wir haben die Beschränkung aufgehoben, dass auf der Startseite von Flex nur 4 Schnelllinks angezeigt werden können.
• Die Seite „Hintergrundaufgaben“ verfügt nun über eine zusätzliche Spalte zur Anzeige des Datensatztyps für Exporte und Importe.

Was wurde behoben?

Buchungen

• Wir haben die Art und Weise korrigiert, wie das System den Massen-Upload von Teilnehmern verarbeitet, um die bereitgestellte Datei korrekt weiterzuleiten.
• Beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Buchung war die Bestätigungsschaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“ im Popup-Fenster manchmal deaktiviert, und der Benutzer musste die Seite verlassen und wieder aufrufen, um sie zu aktivieren. Wir haben das Problem behoben; die Schaltfläche wird nun automatisch aktiviert angezeigt, sobald alle erforderlichen Teilnehmerdaten eingegeben wurden.
• Das Einchecken in eine Buchung funktioniert jetzt einwandfrei. Es wurde korrigiert und verwendet nun die Etagen-ID anstelle der Gebäude-ID.
• Beim Einchecken werden Nutzer nicht mehr auf die Seite zum Erstellen einer Buchung weitergeleitet. Beim Auschecken werden sie dann zur Buchungsliste weitergeleitet.
• Bei der Raumsuche werden die Zonen im Dropdown-Menü nun in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
• Wenn bei der Raumsuche „Beliebige Etage“ ausgewählt ist und der Nutzer die Kartenansicht zur Anzeige der Suchergebnisse verwendet, wird ihm nun eine aussagekräftigere Meldung angezeigt, in der er aufgefordert wird, zunächst eine bestimmte Etage auszuwählen, damit das System die Karten anzeigen kann. Der Nutzer kann zwischen den Etagen wechseln, um einen passenden Raum auszuwählen, die Karte wird jedoch nicht angezeigt, wenn „Beliebige Etage“ ausgewählt ist. Zuvor war die Meldung irreführend, da sie fälschlicherweise angab, dass für die Etage keine Karten eingerichtet seien.
• In der Kartenansicht wurden Buchungsbeginn und -ende bisher auf das auf dem PC des Nutzers eingestellte Datum und die Uhrzeit der Platzkarte aktualisiert. Jetzt wird die lokale Gebäudezeit angezeigt.
• Auf der Seite „Buchung bearbeiten“ werden nun alle relevanten Optionen in Karten auf der rechten Seite im Bereich „Aktionen & Verwaltung“ angezeigt. Zuvor fehlte der Eintrag „Parkplatz“ in der Liste, wenn im Dropdown-Menü „Verwaltungsoptionen“ die Option „Übersicht“ ausgewählt war.
• Beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer verknüpften Raumbuchung wird der Raum nun gemäß der entsprechenden Buchungsrichtlinie als ein einziger Raum behandelt. Zuvor führte dies zu einem Fehler und verhinderte das Hinzufügen von Teilnehmern.
• Auf der Seite „Teilnehmerbuchung“ konnten mehrere Buchungen nicht zur Bearbeitung geöffnet werden. Das System leitet den Benutzer nun korrekt zur entsprechenden Bearbeitungsseite der Buchung weiter.
• Das Ändern des Abstands zwischen Gebäuden für eine Buchung, die im Namen eines Besuchers erstellt wurde, funktioniert problemlos. Zuvor stürzte die Seite aufgrund eines Zuordnungsfehlers ab.
• Die Seiten zum Erstellen und Bearbeiten von Buchungen wurden so angepasst, dass ausgeschlossene Termine, die in den Richtlinien zur Etagenbuchung festgelegt sind, berücksichtigt werden.
• Auf der Seite zum Erstellen von erweiterten Buchungen haben wir die Optionen für die Wiederholungsmuster angepasst, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
• Auf der Seite zur Erstellung einer erweiterten Buchung wird eine Warnung angezeigt, wenn die Startzeit in der Vergangenheit liegt, und die Schaltfläche „Speichern“ ist nicht verfügbar. Korrigiert der Nutzer die Startzeit, wird die Schaltfläche „Suchen“ wieder verfügbar.

Einstellungen

• Die Option, In-App-Benachrichtigungen unter Einstellungen > Systembenachrichtigungen zu deaktivieren, steht den Nutzern wieder zur Verfügung.
• Die Kostenstellenauswahl in „Meine Einstellungen“ ist jetzt paginiert und der Filter durchsucht alle verfügbaren Kostenstellen. Zuvor beschränkte sich der Filter auf die ersten 50 Kostenstellen.
• Das Standardgebäude des Nutzers wurde auf der Flex -Startseite nicht angezeigt, obwohl der Nutzer es zuvor während des Onboardings oder in den Einstellungen festgelegt hatte. Wir haben das Problem nun behoben.

Weitere Korrekturen

• Bei der Erstellung einer Catering-Bestellung werden die verfügbaren Menüs entsprechend angezeigt.
• Einige Beschriftungen wurden angepasst, um den korrigierten Text zu verwenden. Beispielsweise wurde der Platzhalter für die E-Mail-Adresse beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Buchung korrigiert. Zuvor wurde nach der E-Mail-Adresse des Gastgebers gefragt.
• Beim Erstellen einer neuen Aufgabe wird auf der Seite „Aufgabendetails“ die vollständige Dropdown-Liste der Bereiche angezeigt. Außerdem werden im Feld „Bereichsname“ die Bereichsnamen und nicht die Bereichs-IDs angezeigt.
• Wir haben den Fehler mit dem Bild-Upload-Button beim Erstellen einer Veranstaltung behoben.
• Die Schnelllinks werden nun in der von den Administratoren festgelegten Reihenfolge angezeigt. Die gesamte Schnelllinkkarte ist anklickbar.
• Der Suchfilter ist so eingestellt, dass er auf mehreren Seiten sichtbar bleibt:
  • Einen Platz finden
  • Meine Buchungen
  • Meine Buchungen für andere
  • Meine Delegiertenbuchungen
  • Meine Besucher
  • Platzplan
  • Meine Aufgaben

Bekanntes Problem

• Wenn eine Buchung mit Besuchern in ein neues Gebäude verlegt wird, wird der neu zugewiesene Besuchertyp nicht in den Besucherdatensätzen gespeichert.