Je nach Rolleneinstellungen wird Ihnen auf dieser Seite standardmäßig eine Liste aller Besucher des heutigen Tages angezeigt. In dieser Ansicht stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Nutzen Sie das Suchfeld und den Filter. Sie können Besucher mithilfe der Schaltfläche „Filter“ oder durch Filtern einer beliebigen Spalte in der Tabelle filtern, beispielsweise nach der Person, die den Besucherdatensatz erstellt hat (Spalte „Erstellt von“ ).
• Besucherzahlen für ein anderes Datum oder einen anderen Datumsbereich als heute anzeigen.
• Importieren oder exportieren Sie die Besucherliste, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
• Je nach Ihren Berechtigungen können Sie die Schnellaktionsschaltflächen oben rechts in der Tabelle verwenden:
  • Tabelle nach Änderungen aktualisieren
  • Einen oder mehrere Besucher genehmigen
  • Einen oder mehrere Besucher abweisen oder stornieren
  • Einen oder mehrere Besucher ein- oder auschecken
  • Drucken Sie einen oder mehrere Besucherausweise. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier: Funktion „Besucherausweis drucken“ in OneLens .
  • Füge neue Besucher einzeln hinzu.
    Wählen Sie die entsprechende Besucherzeile aus, um diese Schaltflächen zu aktivieren.
• Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ ein Stiftsymbol aus, um einen vollständigen Besucherdatensatz zu öffnen und damit zu arbeiten.

Besucher hinzufügen

Mit den entsprechenden CRUD-Berechtigungen für DATAMODEL Visits können Sie einen oder mehrere Besucher hinzufügen.

Ein neuer Besucher wird hinzugefügt

Um einen neuen Besucher hinzuzufügen, klicken Sie oben in der Besucherlistentabelle auf + HINZUFÜGEN . 

1. Bleiben Sie auf dem Tab EINZELBESUCHER .
2. Geben Sie die Besucherdaten ein, damit das System einen korrekten Besucherdatensatz erstellen kann:
   1. Vorname
   2. Nachname
   3. Unternehmen
   4. E-Mail
   5. (optional) PACS-ID für das physische Zutrittskontrollsystem.
   6. Ankunftsort-ID, falls diese vom Standard-Gebäudeeingang abweichen soll.
   7. Besuchertyp, falls Ihre Organisation diese verwendet.
3. (Optional) Sie können diesem Besuch jetzt oder später beim Bearbeiten eines Besucherdatensatzes Notizen hinzufügen. Diese Notiz wird intern und vom Empfangspersonal verwendet.
   1. Der Besucher sieht diese Notizen nicht und wird auch nicht darüber benachrichtigt, dass sie hinzugefügt wurden.
   2. Der Gastgeber kann alle Notizen sehen und eigene hinzufügen, sofern er über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.
4. Fügen Sie Gastgeberdetails hinzu, um diesen Besucherdatensatz zuzuordnen. Dies ist die Person, die den Besucher empfängt.
5. Zeitpunkt des Besuchs festlegen: Datum, Beginn und Ende des Besuchs.
6. Klicken Sie auf OK , um den Datensatz zu speichern.

Besucheranfragen müssen in Ihrer Organisation möglicherweise genehmigt werden. Nach der Genehmigung (automatische Genehmigung, falls Sie dazu berechtigt sind, oder falls keine Genehmigung erforderlich ist) erhalten die Besucher Ihre Einladung und können das Gebäude, zu dem Sie sie eingeladen haben, bei ihrer Ankunft betreten. Sie verwenden dazu den QR-Code aus der E-Mail-Einladung.

Hinweis : Besucherausweise sind keine Sicherheitsausweise. Es handelt sich um Komfortausweise, die den Check-in vereinfachen und optional einen temporären Zutritt per QR-Code ermöglichen.

Hinzufügen einer Besucherliste

Um eine Besucherliste hinzuzufügen, sofern Sie über deren Daten verfügen, klicken Sie oben in der Besucherlistentabelle auf + HINZUFÜGEN .

1. Im Popup-Fenster „Besucher hinzufügen“ wechseln Sie zur Registerkarte „Massen-Upload“ . 
   
2. Laden Sie die Vorlage herunter , um sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt formatiert sind.
   Die Datei enthält alle Felder, die das System über den Besucher speichert, aber für einen erfolgreichen Upload der Besucherdatensätze sind nur die folgenden erforderlich:
   1. Node_Id ist die Knoten-ID des Gebäudes, in dem der Besucher erwartet wird. Wie finde ich meine Knoten-ID heraus?
   2. Vorname des Besuchers , Nachname des Besuchers , E-Mail-Adresse des Besuchers , Firma des Besuchers
   3. Visit_Host_Name und Visit_Host_Email müssen gültige Benutzer im System sein.
   4. Besuchsbeginn und Besuchsende müssen innerhalb der Öffnungszeiten des Gebäudes liegen.
      
      ⚠️ Bekanntes Problem : Die folgenden Felder werden bis zum nächsten Produktupdate nicht akzeptiert (werden auch bei Eingabe in die Importdatei nicht im System gespeichert):
      - Space_Id (Ankunftsort)
      - Besuchertyp
      - PACS-ID
3. Laden Sie die vorbereitete Datei über die Schaltfläche „Datei auswählen“ hoch.
4. Klicken Sie auf „Hochladen und fortfahren“, um mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu beginnen.

Die Datei wird im Hintergrund verarbeitet. Den Fortschritt können Sie auf der Seite „Hintergrundprozesse“ verfolgen. Nach erfolgreichem Upload werden die neuen Datensätze in der Liste angezeigt.

Arbeiten mit dem vollständigen Besucherdatensatz

1. Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Spalte „Aktion“ neben dem Besucher, dessen Details Sie anzeigen oder bearbeiten möchten. Eine neue Seite wird geöffnet.

2. Details anzeigen oder aktive Felder bearbeiten:
   1. Besucherdetails.
   2. Besuchernotizen hinzufügen oder bearbeiten.
   3. Der Hostname kann geändert werden. Die zugehörige E-Mail-Adresse wird entsprechend eingetragen.
   4. Besuchszeit.
   5. Im Bereich „Verwaltung“ können Sie die Antworten je nach Besuchertyp-Frage verwalten. Weitere Informationen finden Sie hier: Funktionsweise der Besuchertyp-Option
   6. Genehmigen oder verweigern Sie den Besuch, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
   7. Melden Sie den Besucher am Tag des Besuchs im Gebäude an.

Benachrichtigungen über Besucher

Benachrichtigungen können je nach Konfiguration der IBSS Plattform definiert werden.

✅ Der Gastgeber kann über seine Besucher benachrichtigt werden:

• Genehmigt oder abgelehnt.
• Dass ihr Besucher angekommen ist, eingecheckt oder sich mithilfe von Gast-Tablets registriert hat.

✅ Das operative Team oder die Mitarbeiter im Gästebereich können über die Notwendigkeit einer Genehmigung informiert werden.

✅ Der Besucher erhält eine Benachrichtigung, wenn er dem Meeting hinzugefügt wurde oder als Ad-hoc-Besucher im System registriert ist.

👋 Teilen Sie uns Ihr Feedback zu dieser Dokumentation mit. Markieren Sie ein Wort oder einen ganzen Absatz und klicken Sie auf das Plus-Symbol. Wir verbessern diese Wissensdatenbank kontinuierlich anhand Ihrer Kommentare.