Delegierte Berechtigungen ermöglichen die Verwendung der Berechtigung „ Buchen im Auftrag “, ohne Änderungen an den AD-Berechtigungen vorzunehmen. Die Berechtigung „Buchen im Auftrag“ muss nun nicht mehr auf der Ebene „Rollen & Datensicherheit > App-Einstellungen“ festgelegt werden.

Wenn jemand für jemanden in einer Organisation buchen soll, benötigt er die Berechtigung „ Buchen im Namen von “ für seine AD-Rolle unter „Rollen & Datensicherheit > App-Einstellungen“. In anderen Fällen kann die Berechtigung „Buchen im Namen von “ entfernt und stattdessen Delegiertenberechtigungen erteilt werden.

Als Administrator erteilen Sie Arbeitsplatzbenutzern in IBSS Berechtigungen, die dann ihre Stellvertreter ernennen dürfen. Diese Stellvertreter können wiederum im Namen dieser primären Arbeitsplatzbenutzer buchen.

⚠️ Delegierte benötigen erweiterte Berechtigungen für die Anzahl der Räume, für die sie Buchungsberechtigungen haben, jedoch keine erweiterten Berechtigungen hinsichtlich ihrer Rolle.

Aktivieren Sie Rollenberechtigungen, um die Delegiertenfunktion anzuzeigen

Aktivieren Sie zunächst die Delegierungsfunktion für eine bestimmte AAD-Benutzerrolle als primären Benutzer:

1. Wählen Sie unter Setup > Rollen & Datensicherheit die Rolle aus, für die Sie die Delegiertenfunktion aktivieren möchten. Doppelklicken Sie darauf, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Gehen Sie auf der Registerkarte „App-Einstellungen“ zu FLEX > Benutzereinstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Delegierte“ .
3. Klicken Sie auf Speichern .

Primäre Benutzer dieser Rollengruppe verfügen nun über eine neue Seite mit Stellvertretungsberechtigungen im Bereich „Einstellungen“ in Flex , und die Stellvertretungen haben unter „Einstellungen“ in Flex Zugriff auf die neue Seite „Stellvertretungszugriff “. Sie verfügen nun über die entsprechenden Berechtigungen, wie hier beschrieben: Stellvertretungsfunktion zum Buchen in Ihrem Namen .

Delegatorberechtigung erteilen

Die Administratorseite „Berechtigungen delegieren“ finden Sie im Administratorportal unter „Setup > Sicherheit “.

Um einem primären Benutzer (oder Delegierenden) eine Berechtigung zu erteilen, der seine Delegierten ernennen kann, gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie links im Abschnitt „Delegiertenübersicht“ nach dem gewünschten Hauptbenutzer. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, zeigt das System eine Liste mit passenden Namen an.
2. Wählen Sie einen Benutzer aus. Sein Name wird links im Abschnitt „Delegieren“ angezeigt.
   ⚠️ Dieser Benutzer erhält die Berechtigung, seine Delegierten zu ernennen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“ , um dem ausgewählten Benutzer die Berechtigung zum Ernennen seiner Delegierten in Flex zu erteilen.

Delegierte hinzufügen

Um Delegierte hinzuzufügen, die im Namen des zuvor ausgewählten primären Benutzers buchen können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Beginnen Sie rechts unter Setup > Sicherheit > Berechtigungen delegieren > Kontozugriff delegieren mit der Suche nach dem gewünschten Benutzer.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Namen. Die ausgewählten Benutzer werden links im Abschnitt „ Delegierte “ aufgelistet.
3. Klicken Sie auf „Speichern“ , und die ausgewählten Benutzer werden zu Delegierten des zuvor ausgewählten primären Benutzers (oder Delegierenden).
   Oder verwenden Sie das Kreuzsymbol, um einen Benutzer aus der Delegiertenliste zu löschen.

✅ Der Hauptbenutzer kann später weitere Delegierte hinzufügen oder vorhandene entfernen.

❌ Delegierte können ihren Delegiertenzugriff nicht selbst aufgeben. Nur Sie als Administrator oder ihr Hauptbenutzer (Delegierender) können ihnen den Delegiertenzugriff entziehen.