Unter Einstellungen können Sie Benachrichtigungen, Arbeitsplatzpräferenzen und Kontoeinstellungen anpassen.

⚠️ Denken Sie daran, alle Ihre Einstellungen separat zu speichern.

Systembenachrichtigungen

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche persönlichen Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Er ist in vier Abschnitte unterteilt:

• Besucherbenachrichtigungen
• Aufgabenbenachrichtigungen
• Buchungsbenachrichtigungen
• Ankündigungen

Besucherbenachrichtigungen

Beispiele hierfür sind:

• Wenn ein eingeladener Besucher genehmigt wurde
• Wenn ein eingeladener Gast an der Rezeption eingecheckt hat oder angekommen ist

Aufgabenbenachrichtigungen

Beispiele hierfür sind:

• Wenn Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde (für Problemlöser)
• Wenn eine von Ihnen erstellte Aufgabe den Status „In Bearbeitung“ erhalten hat (für normale Benutzer).
• Wenn eine von Ihnen erstellte Aufgabe abgeschlossen ist (für normale Benutzer)

Buchungsbenachrichtigungen

Beispiele hierfür sind:

• Wenn Sie eine neue Buchung erstellen, bestätigen Sie Datum und Uhrzeit.
• Wenn eine Buchung zum Einchecken bereit ist
• Wenn eine Buchung aufgrund von Richtlinieneinstellungen storniert werden soll

Ankündigungen

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche Gebäudebenachrichtigungen Sie erhalten möchten. Diese Benachrichtigungen werden von Ihrem Facility-Management-Team versendet. Beispiele hierfür sind:

• Einzelheiten zu anstehenden Veranstaltungen
• Einzelheiten zu allen Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen
• Einzelheiten zu Reisehinweisen oder etwaigen baulichen Problemen

Wenn Ihr Unternehmen über ein Portfolio von vielen verschiedenen Gebäuden verfügt, können Sie auswählen, für welche Gebäude Sie Gebäudebenachrichtigungen erhalten möchten.

Präferenzen am Arbeitsplatz

Im Bereich „Arbeitsplatz“ können Sie Ihre Präferenzen für Ihren Arbeitsplatz festlegen. Dazu gehören:

Gebäude

• Ihr Standardgebäude: Welches Gebäude wird in IBSS -Anwendungen standardmäßig geladen?
• Ihre bevorzugte Etage für das ausgewählte Gebäude: Welche Etage wird bei Suchen in IBSS -Anwendungen automatisch verwendet?
• Ihre bevorzugte Zone. 
  

Arbeitstag

Ihre Arbeitsbeginn- und -endzeiten. Diese Zeiten werden standardmäßig bei der Suche nach einem freien Platz verwendet.
⚠️ Achten Sie darauf, ob Sie die Uhrzeit auf AM oder PM eingestellt haben.

Suchergebnisse

• Wählen Sie aus, ob die Ergebnisse der Weltraumsuche in einer Listenansicht oder einer Kartenansicht angezeigt werden sollen.
• Wenn Sie Zugriff auf OneLens 360 haben, können Sie auf den Seiten „Buchungs-Dashboard“ und „Buchungsliste“ den Standardfilter auswählen, der für Ihr Gebäude verwendet werden soll. 
  

Kontoeinstellungen

Im Bereich „Kontoeinstellungen“ können Sie grundlegende Kontopräferenzen festlegen, zum Beispiel:

Kalenderintegration

Ermöglicht die Anzeige IBSS -Buchungen in O365, sofern dies von Ihrer Organisation eingestellt wurde.

Datenschutz

Sie können Kollegen erlauben, in IBSS -Apps nach Ihren gebuchten Standorten zu suchen oder anonym bleiben.

PIN verwalten

Legen Sie Ihre PIN für die Anmeldung bei der Inspire Kiosk-Anwendung fest oder ändern Sie diese. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Einrichten einer Benutzer-PIN in Flex zum Einchecken auf Inspire -Tablets .

Standardkostenstellen

Ihre Organisation entscheidet selbst, ob sie Kostenstellen für Buchungen und Catering-Bestellungen verwendet oder nicht. Falls Kostenstellen verwendet werden, können diese frei definierbar oder vordefiniert sein.

Für Kostenstellen des Typs Freiform gibt es keine Standardkostenstellen.

Wenn Ihre Organisation vordefinierte Kostenstellen verwendet, sehen Sie zwei Abschnitte, in denen Sie eine oder mehrere Standardkostenstellen auswählen müssen, die am häufigsten verwendet werden sollen.

Hinweis : Sie können den Standardkostencode jederzeit bei der Buchung oder beim Hinzufügen von Catering-Bestellungen ändern.

Um Ihre Standardkostenstellen für zukünftige Raumbuchungen festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Flex unter Einstellungen > Standardkostenarten > BUCHUNG auf Kostenart auswählen .
2. Wählen Sie einen oder mehrere benötigte Kostenstellencodes aus, die als Standardkostenstellen für Raumbuchungen verwendet werden sollen.
3. Benutze einen Pfeil, um es nach rechts zu bewegen.
   Oder verwenden Sie den Doppelpfeil, um alle Kostenstellen nach rechts zu verschieben und sie als Ihre Standardkostenstellen festzulegen.
4. Legen Sie die Kostenverteilung für die Kostenstellen fest. Der Gesamtbetrag muss 100 % ergeben. Sie können die Kostenverteilung für Ihre Standardkostenstellen in ganzen Zahlen definieren. Die Kostenverteilung kann später während der Buchung geändert werden.
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ , um zu bestätigen.

Um Ihre Standardkostenstellen für zukünftige Catering-Bestellungen festzulegen, führen Sie im Abschnitt CATERING die gleichen Schritte aus wie im Abschnitt BUCHUNG .

Delegierte Berechtigungen und delegierter Zugriff

Delegate-Funktion in Flex

Verfügbar ab App-Version 2024.01.

Mit der Version 2024.03 haben wir Folgendes hinzugefügt:

• Neue Seite „Delegiertenbuchungen“ zum Anzeigen von Buchungen, die ein Delegierter vorgenommen hat oder bearbeiten darf.
• Bei mehreren Delegierten für einen Hauptbenutzer können alle aktiven und zukünftigen Buchungen sehen, die von anderen Delegierten für diesen einen Hauptbenutzer vorgenommen werden.

 

Damit andere Benutzer im Namen anderer Benutzer buchen oder Besucher hinzufügen können, ohne die AAD-Rollenberechtigungen verwalten zu müssen, bietet das IBSS -System mit der Delegieren-Funktion mehr Flexibilität.

So funktioniert es

An der Delegiertenfunktion sind drei Rollen beteiligt:

• Ein Administrator einer Organisation
• Primärer Benutzer
• Ein oder mehrere Delegierte

So aktivieren Sie die Funktionalität:

1. Der Organisationsadministrator aktiviert diese Funktion zunächst für den Hauptbenutzer im Admin-Portal. Weitere Informationen finden Sie hier: Erteilen von Delegiertenberechtigungen .
2. Der Hauptbenutzer ernennt seine Kollegen in Flex unter „Einstellungen > Berechtigungen für Delegierte“ zu Delegierten.
3. Delegierte können die ihnen zugewiesenen Berechtigungen in Flex unter „Einstellungen > Delegiertenzugriff“ einsehen.

✅ Nach der Ernennung eines oder mehrerer Delegierter können diese:

• Buchen Sie Plätze im Namen des Hauptnutzers.
• Laden Sie Besucher im Namen des Hauptbenutzers ein.
• Zeigen Sie die von Ihnen selbst oder anderen Delegierten vorgenommenen Buchungen oder Einladungen an oder bearbeiten Sie sie.
• Zeigen Sie Buchungen an oder bearbeiten Sie sie, wenn der Hauptbenutzer dazu eingeladen ist.
• Checken Sie den Hauptbenutzer für die Buchungen ein oder aus, die er oder andere Delegierte erstellt haben.

❌ Delegierte dürfen nicht:

• Raumbuchungen anzeigen oder bearbeiten, die der Hauptbenutzer selbst für sich erstellt hat.

Als Hauptbenutzer

Du kannst:

• Erteilen Sie einem oder mehreren Benutzern in Ihrer Organisation Delegierungsberechtigungen.
• Lassen Sie Ihren Zeitplan von Ihren Delegierten organisieren.

Erteilen von Delegiertenberechtigungen

In Flex können Sie unter Einstellungen > Stellvertretungsberechtigungen die Stellvertretungsberechtigungen für Mitarbeiter verwalten, die in Ihrem Namen handeln sollen:

• Sehen Sie sich die Liste Ihrer Delegierten an.
• Weisen Sie delegierte Benutzer zu.
• Entfernen Sie delegierte Benutzer, die zuvor (von Ihnen oder Ihrem Administrator) zugewiesen wurden.

⚠️ Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungsstufe der Person, die Sie als Ihren Delegierten auswählen, gleich oder höher ist als Ihre:

• Ihr Stellvertreter muss berechtigt sein, die Räume anzuzeigen und zu buchen, die Sie anzeigen und buchen dürfen.
• Ihr Stellvertreter sollte seine erweiterten Buchungsberechtigungen beachten, wenn er mehr Räume buchen darf als Sie. Das bedeutet, dass Sie seine Buchungen in Ihrem Namen nicht sehen, wenn er Räume für Sie bucht, die nicht für Ihre Rolle definiert sind.

Beispiel

Zustand	Erforderliche Berechtigungen
Wenn Benutzer A an Benutzer C delegiert, und Benutzer C möchte einen Schreibtisch für Benutzer A buchen.	Benutzer C benötigt Berechtigungen zum Buchen in Zone 1 und Zone 3.
Wenn Benutzer B an Benutzer C delegiert, und Benutzer C möchte einen Schreibtisch für Benutzer B buchen.	Benutzer C benötigt Berechtigungen zum Buchen in Zone 2 und Zone 3.
Wenn Benutzer A und B an Benutzer C delegieren, und Benutzer C möchte einen Schreibtisch für Benutzer A in Zone 1 und für Benutzer B in Zone 2 buchen.	Benutzer C benötigt Berechtigungen zum Buchen in Zone 1, Zone 2 und Zone 3.
Wenn Benutzer D die Berechtigung hat, im Gebäude Y zu buchen und an Benutzer C delegiert, der ursprünglich die Berechtigung hat, im Gebäude X zu buchen, und Benutzer C möchte einen Schreibtisch für Benutzer B im Gebäude Y buchen.	+ Gebäude Y Benutzer C benötigt Berechtigungen zum Buchen im Gebäude Y und in Zone 4 und behält seine ursprünglichen Berechtigungen für Zone 3.

⚠️ Hinweis :

• Das System prüft die Berechtigungen von Benutzer C. Benutzer C benötigt Berechtigungen, um einen Platz für andere Benutzer in anderen Zonen zu buchen.
• Wenn Benutzer C nach einem Speicherplatz sucht, sind die zurückgegebenen Speicherplatze alle Speicherplatze, auf die Benutzer C Zugriff hat.

 

 

 

So fügen Sie einen Kollegen als Ihren Stellvertreter hinzu:

1. Suchen Sie rechts nach dem Mitarbeiter, dem Sie Stellvertretungsberechtigungen erteilen möchten.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen, um sie hinzuzufügen und in der Delegiertenliste zu speichern.
   Hinweis : Sie können eine oder mehrere Personen als Delegierte hinzufügen. Ausgewählte Benutzer werden zwischen den Suchvorgängen gespeichert.
3. Speichern Sie Ihre Auswahl.

Ihre Delegierten verfügen nun über eine separate Registerkarte im Popup, das geöffnet wird, wenn sie die Option „Für jemand anderen buchen?“ auswählen.

Als Delegierter

✅ Sie können:

• Zeigen Sie die Berechtigungen an, die Ihnen von einem Hauptbenutzer oder dem Administrator der Organisation gewährt wurden.
• Buchen Sie im Namen Ihres Hauptbenutzers.
• Laden Sie Besucher im Namen Ihres Hauptbenutzers ein.
• Zeigen Sie Buchungen und Besuchereinladungen an und bearbeiten Sie diese, die Sie oder andere Delegierte für Ihren Hauptbenutzer vorgenommen haben.

❌ Sie können nicht:

• Zeigen Sie Raumbuchungen an oder bearbeiten Sie diese, die Ihr Hauptbenutzer selbst für sich erstellt hat.
• Entfernen Sie die Ihnen erteilte Zugriffsberechtigung. Dies kann nur Ihr Administrator oder die Person, die Ihnen diese Berechtigung erteilt hat, für Sie tun.

Zeigen Sie Ihren Delegiertenzugriff an

In Flex können Sie unter Einstellungen > Stellvertretungszugriff die Liste der Kollegen einsehen, die Ihnen Stellvertretungsberechtigungen erteilt haben. Mit diesen Berechtigungen können Sie in ihrem Namen Buchungen vornehmen und Besucher einladen.

⚠️ Achten Sie darauf, die Berechtigungsstufen der Personen zu respektieren, für die Sie buchen. Buchen Sie also nur die Bereiche innerhalb der Zonen, für die auch Ihr Delegierter buchen darf. Andernfalls sieht er die Buchung, die Sie in seinem Namen vorgenommen haben, nicht.

 

Nehmen Sie Buchungen im Namen Ihres Hauptbenutzers vor

Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit anzugeben, im Namen des Benutzers, für den Sie handeln möchten:

• Geben Sie dies auf der Seite „Einfache Buchung“ im Buchungsbearbeitungsbildschirm an. 
  
• Auf der Seite „Vorabbuchung“ geben Sie als Erstes Folgendes an: Für wen buchen Sie? 
  

Buchungen für Ihren Hauptbenutzer anzeigen

Wenn Sie Delegierter eines Hauptbenutzers sind, können Sie auf der zusätzlichen Seite „Delegiertenbuchungen“ Buchungen einsehen, die Sie oder andere Delegierte für diesen Benutzer vorgenommen haben. Hier können Sie:

• Wählen Sie das Datum aus, um Buchungen anzuzeigen.
• Wählen Sie einen bestimmten Hauptbenutzer aus, wenn Ihnen mehrere zugewiesen sind.
• Nutzen Sie alle typischen Aktionen für Buchungen wie Bearbeiten, Stornieren, Ein- oder Auschecken.

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Hintergrundprozesse

Wenn Sie über OneLens -Berechtigungen zum Importieren oder Exportieren von Datenblättern verfügen (ONELENS360.OperationServices.Import oder ONELENS360.OperationServices.Export), steht Ihnen die Seite „Hintergrundprozesse“ in Flex zur Verfügung, um Ihre eigenen Export- oder Importanforderungen anzuzeigen.

Folgendes können Sie auf dieser Seite tun:

1. Nach Zeitraum filtern: Heute, Diese Woche oder Letzte Woche.
2. Sehen Sie nur Import- oder Exportanfragen, die Sie gestellt haben.
3. Nach Status und Gebäude filtern.